Každá investice do energetické, vodovodní, telekomunikační nebo jiné inženýrské sítě je spojena s vytvořením dokumentace provedení a stavu. Tato dokumentace obsahuje základní informace např. o umístění, typu a datu zahájení/ukončení investice, dále popis nově vybudovaných objektů a další důležité údaje.
Může se stát, že během procesu zjišťování podmínek připojení k síti nebo plánování modernizace sítě budete potřebovat přístup k těmto informacím o síti. Zdá se, že dokonalým zdrojem takových poznatků je technická dokumentace zhotovitele. Stačí nahlédnout do dokumentů a můžete se pustit do práce…
…teoreticky.
V praxi může být tento první krok – získání aktuálních informací – nejtěžší. Hodně záleží na dostupnosti technické dokumentace a na tom, zda je snadné volně vyhledávat informace v ní obsažené. Klíčovým faktorem je způsob uchování/archivace dokumentů.
Dokumentace v papírové verzi
Mnoho společností, zejména těch, které vznikly před mnoha lety, vlastní technickou dokumentaci v papírové podobě. To je běžné u organizací v odvětvích, jako jsou telekomunikace, energetika nebo dálkové vytápění. Ve svých archivech vlastní obrovské množství dokumentů; tisíce stran jsou uloženy v nesčetných složkách a jejich délka může dosahovat stovek metrů.
Předpokládejme ideální situaci: pečlivě archivované, katalogizované a označené dokumenty, které se vždy vrátí na své místo. Přesto může být nalezení správné složky a následně správného dokumentu složité a časově náročné.
Pokud musí papírové dokumenty používat více osob, snadno se ztrácejí nebo trhají stránky. V některých firmách sahá dokumentace až do 70. let 20. století a při tak obrovských archivech stačí ke ztrátě složky jen to, že ji odložíte na špatné místo. Pro firmy s takovým množstvím dokumentů je navíc obtížné určit jejich rozsah a zjistit, zda jim nechybí nějaká data.
Jednotlivé fyzické kopie ztěžují používání dokumentů a vyžadují, aby zaměstnanci osobně navštívili úložiště za účelem jejich vyzvednutí. Celý tento proces je časově náročný, navíc ověřování dalších informací vytváří potřebu dalších návštěv archivu.
Vzhledem k náročnosti získávání potřebných informací se často ukáže, že dokumenty nejsou vůbec využívány. V takovém případě zůstává hodnota údajů obsažených v dokumentaci teoretická. Je to stejné jako shromažďování informací bez prostředků k jejich pochopení nebo provádění studie bez analýzy výsledků.
Skeny – digitální úložiště pro začátečníky
Jednoduché skenování dokumentů a přesun souborů na sdílený disk zvyšuje dostupnost dat. Každý zaměstnanec se k nim dostane přes internet bez nutnosti navštěvovat archivy. Tím se odstraní omezení dostupnosti a počtu osob, které mohou dokumenty používat současně.
Dokumenty se také nemusí kopírovat, což omezuje náklady a spotřebu papíru. Navíc je riziko zničení jednotlivých existujících kopií minimální. I když dojde ke zničení papírové dokumentace při povodni nebo požáru, nemá to za následek nevratnou ztrátu dat shromažďovaných po celá léta.
Jedním z problémů tohoto typu archivace je správná ochrana citlivých dat uložených v interní síti. Je nesmírně důležité uspořádat katalogy a soubory ve správném pořadí a nakonfigurovat úrovně přístupu pro různé role, osoby, oddělení atd.
Ruční digitalizace je proces skenování a kategorizace stovek stránek dokumentů. Je také časově náročná, a tudíž nákladná. Namísto věnování drahocenného pracovního času ručnímu vytváření digitálního archivu se proto společnost může rozhodnout naskenovat pouze část dokumentace. Výsledkem je, že zaměstnanci získají široký přístup pouze k arbitrárně vybranému fragmentu informací.
Posuňme se o krok dál – LocDoc, databáze prostorové dokumentace vytvořená pomocí umělé inteligence.
Řešení LocDoc bylo vytvořeno speciálně pro technickou síťovou dokumentaci a využívá umělou inteligenci (AI) a specializované algoritmy pro automatickou analýzu, kategorizaci a uspořádání informací obsažených v naskenovaných dokumentech.
Existují i jiné možnosti než papír a jednoduchá úložiště souborů pdf? Mezi firmami je poměrně oblíbeným řešením systém správy dat (DMS) pro řízení procesu toku informací. Tyto systémy umožňují přístup k informacím v naskenovaných souborech, ale rozsah podporovaných dokumentů je velmi omezený. Většinou podporují faktury a některé typy smluv, takže nebudou dobře fungovat ve všech případech, jako je tomu například u technické síťové dokumentace.
Díky algoritmům umělé inteligence můžete rychle vytvořit digitální archiv technické dokumentace. Může být kdykoli k dispozici každému zájemci: zaměstnanci firmy, subdodavateli nebo odběrateli elektřiny či plynu, který hledá informace o své smlouvě.
Jak LocDoc funguje?
Protože LocDoc využívá informace o místech, vytváří prostorovou databázi dokumentace. To znamená, že dokumenty jsou v této databázi přiřazeny zeměpisným souřadnicím nebo investičním adresám a lze k nim přistupovat prostřednictvím mapy. Při analýze údajů v rámci dokumentace je LocDoc seskupuje podle tří hlavních kategorií:
Typ dokumentu
Model umělé inteligence v aplikaci LocDoc čte obsah naskenovaného souboru dokumentace as-built a definuje jeho kategorii bez lidské pomoci. Rozpozná technické dokumenty, jako jsou podmínky připojení k síti, mapy, vnitřní schémata, náčrty z terénu, souřadnicové tabulky, rozhodnutí, protokoly, titulní listy, notářské zápisy nebo smlouvy.
Pokud existuje jiný typ dokumentu, který LocDoc zatím nerozpoznává, nic nám nebrání v tom, abychom jej naučili tento nový typ zpracovávat. Potřebujeme pouze správný počet dokumentů tohoto typu.
Datum investice
Rozhodující informací je datum vytvoření nebo vydání daného dokumentu. Jak je však získat, když se v obsahu objevuje mnoho dalších dat, například datum rozhodnutí nebo datum poskytnutí služby?
Algoritmus umělé inteligence se s tímto problémem vypořádává velmi efektivně. V této situaci stačí, aby člověk ověřil a přijal nejasné případy.
LocDoc rozlišuje, která data obsažená v dokumentu se vztahují k začátku a konci investice. Kromě toho je schopen určit délku investice a to, zda ještě nebyla dokončena.
Umístění investice
Místo investice lze určit dvěma způsoby: podle poštovní adresy nebo katastrálních údajů. Aplikace najde správné umístění pozemku mezi dalšími adresami a lokalitami, které se obvykle objevují v dokumentech, například adresy dodavatele nebo stavebního dozoru. Poté, co LocDoc rozpozná umístění parcely, přiřadí ji ke správnému dokumentu.
Aplikace může také tyto informace převést na zeměpisné souřadnice a zobrazit umístění investice na mapě ve formě bodu nebo plochy.
Jak efektivní je LocDoc ve srovnání s ručním zpracováním dat?
Průměrná doba, po kterou člověk provádí výše uvedený proces ručního čtení a kategorizace informací, je přibližně 50 sekund na stránku. Navíc po přečtení dokumentu jej člověk musí katalogizovat, a to buď ve fyzické, nebo digitální podobě.
Stejný proces, který LocDoc provádí automaticky, trvá v průměru 5 sekund, včetně katalogizace. Aplikace navíc automaticky vytváří databázi. To znamená, že automatická kategorizace je přibližně 10krát rychlejší než kategorizace prováděná člověkem.
Na rozdíl od člověka se stroje nikdy neunaví, a proto si LocDoc zachovává účinnost čtení a kategorizace a přesnost 95 % bez ohledu na to, jak dlouho pracuje. K ověření přesnosti údajů a provedení případných oprav je nutná přítomnost člověka.
Kategorizace – člověk vs. LocDoc
ruční kategorizace
automatizovaná kategorizace
o tolik je LocDoc rychlejší než člověk
přesnost služby LocDoc
LocDoc poskytuje rychlý přístup k aktuálním a spolehlivým informacím o investicích. Dokumenty lze snadno vyhledávat podle jejich data nebo umístění. Lze je také najít na mapě, a to kliknutím na místo s příslušnou ikonou.
Nalezený dokument lze také zobrazit a odeslat prostřednictvím odkazu jiné osobě, která jej potřebuje, ať už v kanceláři nebo v terénu. Je to mnohem rychlejší než hledání správného dokumentu v regálech a jejich odkládání na své místo. Digitální dokumentace nezpůsobuje žádné problémy spojené s jejich dostupností, nehrozí ani ztráta nebo zničení obsahu.
Tento typ ukládání dat je mnohem bezpečnější, LocDoc navíc splňuje nejnovější bezpečnostní požadavky na ukládání informací a standardy pro ověřování bezpečnosti aplikací (ASVS).
Líbí se vám tento článek? Chcete dostávat čerstvé zprávy do své e-mailové schránky?
Připojte se k našemu newsletteru
a zůstaňte v obraze!
Jak používání digitální databáze dokumentů zlepšuje vaši práci?
Existuje mnoho situací, kdy volný přístup k aktuálním informacím o síti přímo či nepřímo zlepšuje práci. Popíšeme dva příklady: plánování modernizací a nových investic a údržbu sítě.
Plánování modernizací a nových investic
Rychlý přehled o dokumentaci sítě a kompletní obraz sítě na jednom místě jsou nenahraditelné při plánování modernizací, investic a oprav. Při plánování a projektování nové sítě je stejně důležitý pohodlný přístup k informacím o aktuálním průběhu sítě a jejích parametrech. Pomáhá určit vazby mezi novou a stávající sítí.
Dokumentace prezentovaná na mapě také poskytuje jasný přehled o tom, kterým pozemkům již byly přiděleny podmínky pro připojení k síti a kterým pozemkům tyto podmínky stále chybí, což prodlužuje celý investiční proces.
Důležitý je také okamžik bezprostředně po dokončení investice. Tehdy se všechny informace o nových síťových zařízeních shromážděné v technické dokumentaci přesouvají (ručně přepisují lidé) do jejich databází, souborů nebo aplikací. Nalezení správné mapy s geometrickými údaji o nové části sítě nebo protokolu s popisnými údaji o instalovaných zařízeních je v databázi LocDoc mnohem snazší a rychlejší než ve skříni se šanony.
Údržba sítě
Digitalizované dokumenty umožňují rychlý přístup k informacím o jakémkoli typu práce prováděné v rámci sítě. Tyto informace zahrnují data a strany odpovědné za práci. Získáte tak základní, ale důležité informace o průběhu sítě, umístění jejích konkrétních prvků a také o typech, umístění a parametrech síťových zařízení.
Pokud dojde k poruše takového zařízení, okamžitě víte, jaké nástroje a prostředky jsou při opravě potřeba. Tento druh informací také usnadňuje plánování potřebných kontrol a údržbářských prací.
Výhody digitalizace dokumentů
Rychlý a pohodlný přístup k informacím o síti, které jsou k dispozici mnoha lidem současně a v každém okamžiku, usnadňuje a urychluje mnoho činností a obchodních procesů. Za normálních okolností by kvůli omezenému přístupu k dokumentům trvaly mnohem déle.
Stejné zdroje může využívat mnoho lidí současně: při práci na dálku, při schůzkách s klienty mimo kancelář i při běžných interních firemních schůzkách.
To je velké zlepšení pro všechny lidi, jejichž práce souvisí se sítěmi – týmy techniků, které se starají o provoz a údržbu, týmy, které plánují nové investice, pracovníky oddělení služeb zákazníkům a další.
Lepší přístup k datům vytváří možnost splnit více úkolů v kratším čase, takže vede ke spokojenějším klientům a většímu zisku (nebo nižším nákladům).
Digitální archiv může být krokem k vytvoření digitálního modelu síťových prostředků a zavedení systému evidence sítě, který poskytne úplný obraz o síti, jejích součástech a procesech v reálném čase.
LocDoc je důležitým krokem na cestě k úplné digitalizaci síťových dat v systémech síťové evidence/inventarizace sítí. Poskytuje efektivní navigaci v dokumentech (i historických) a umožňuje:
- sledovat stavební historii objektu
- identifikovat nejaktuálnější atributy
- vzájemně propojit síťové objekty
I ve společnostech, které zavedly systém správy majetku, nejsou z důvodu nákladů všechny informace z evidence přeneseny do digitálního modelu. Pak je potřeba jít do kompletní dokumentace, tj. hledat v papírových archivech starší studie nebo složky z investic.
Integrace systému síťové evidence se systémem LocDoc takovým scénářům zabraňuje, protože každý dokument spolu s náhledem jeho obsahu lze zobrazit pouhými dvěma kliknutími.
iDoc – data v digitálním archivu až 10krát rychleji
iDoc je rozšíření služby LocDoc, které automaticky načítá z dokumentů celou řadu údajů. Data o objektech obsažená ve stavebních mapách, interních schématech objektů, závěrečných zprávách, tabulkách a dalších typech dokumentů se do firemní databáze obvykle zadávají ručně. iDoc tento proces automatizuje tím, že tato data načítá a zadává do databáze.
S iDoc vstupují data do systému až desetkrát rychleji a kvalitněji, přičemž osoba musí provést pouze závěrečné ověření a schválení. Více informací o systému iDoc a jeho využití pro čtení dat ze smluv najdete v článku “Jak zlepšit digitalizaci papírových dokumentů? Vytváření datových archivů pomocí umělé inteligence”.
Službu iDoc lze přizpůsobit požadavkům a specifikacím mnoha průmyslových odvětví i konkrétních společností. Jedním z nich je energetický průmysl. Společně se společností STOEN jsme pracovali na projektu, který využíval modely umělé inteligence pro čtení informací obsažených v dokumentech a jejich seskupování podle objektů v rámci energetické sítě spolu s jejich atributy. Příkladem může být energetická stanice s jejím jedinečným názvem, napěťovou hladinou, typem stanice atd.
iDoc a LocDoc jsou součástí platformy GlobIQ pro vytváření a údržbu digitálních modelů síťových aktiv.
Chcete si promluvit o digitalizaci dokumentů ve vaší společnosti?
Kontaktujte nás a domluvte si bezplatnou konzultaci. Naši odborníci se s vámi rádi podělí o své zkušenosti a poradí vám, které řešení bude pro vaši firmu vhodné.
