Jak s FME automatizovat proces fakturace?

By August 7, 2019 FME, Služby
22-2019-08-20-fme_bilingowanie

Roste Vaše společnost? To je skvělé! Rostoucí počet zákazníků je bezpochyby obrovský důvod ke spokojenosti, dokazuje vysokou kvalitu Vašich služeb a produktů. Bohužel je tady také méně zábavná část. Více klientů znamená více rutinního, opakujícího se papírování a více zaměstnanců, kteří jsou zapojeni do celého systému zákaznických služeb. Především to vyžaduje hodně času a úsilí pro obchodní a účetní oddělení. Pro tyto týmy je fakturace na konci měsíce často jedním z nejobávanějších a nejrušnějších období. Existuje způsob, jak jim to usnadnit?

Náš tým zkušených IT analytiků vytvořil nové řešení založené na platformě pro migraci dat – FME. Jedná se o populární nástroj, který umožňuje kombinovat a zpracovávat data z mnoha různých zdrojů. Jak to přesně funguje?

Abychom otestovali možnosti FME v automatizaci přípravy opakujících se dat, zapojili jsme jeden z našich týmů. V současné době obsluhuje přes 120 klientů s průměrným nárůstem 5-7 nových každý měsíc. Většina klientů je fakturována měsíčně a s fakturou dostává i report o podrobném využití služeb. Každá faktura může obsahovat různé administrativní poplatky a platební podmínky. Některé z nich jsou zpracovány v naší centrále ve Varšavě, jiné na pobočkách v Česku a v Rumunsku.

9-2019-08-28-22-2019-08-12-Kopia-Kopia-Kopia-Kopia-Kopia-Kopia-Bez-tytułu

S využitím výpočetní síly FME Serveru jsme změnili přístup k fakturaci našich klientů. Od této chvíle je proces z 80 % automatizovaný, zatímco předtím vyžadoval zapojení a spolupráci obchodního a účetního oddělení.

Jak vypadala fakturace v našem oddělení dříve?

5-6 pracovních dní

Následující kroky byly založeny na základě souhrnného reportu o využívání služeb všemi zákazníky:

  • Report o využití služeb připojený k faktuře musel být převeden do formátu Excel
  • Reporty byly poté generovány pro každého klienta zvlášť
  • Fakturace byly dokončeny v Excelu (s nezbytným převodem)
  • Faktura a přílohy byly předány účetnímu oddělení přes platformu Microsoft Sharepoint
  • Na závěr byly faktury na základě připravené dokumentace v odděleném Excelu nahrány účetním oddělením do portálu SAP
22-2019-08-21-fme_bilingowanie

Co se změnilo se zapojením FME?

Redukce času do 2 pracovních dní

  • Souhrnný report o celkovém využití služeb se nyní nahraje přímo na FME Server
  • Po přípravě reportu obdržíme připravený soubor, který lze načíst do SAP
  • Současně obchodní oddělení obdrží individuální reporty pro každého zákazníka a SAP kontribuci pro vystavení faktury
22-2019-08-21-fme_bilingowanie1

Co dalšího se zlepšilo?

  • Obchodní oddělení se může více soustředit na neustálý zákaznický servis a zvyšovat hodnotu prodeje
  • Riziko chyb je minimalizováno na 80 %
  • Nový členové obchodního týmu se díky menšímu počtu kroků v celém procesu rychleji zaučí
  • Automatizace procesů nevyžaduje znalosti programování

Chcete podobné řešení implementovat ve Vašem podniku? Kontaktujte nás, rádi Vám poradíme jak využít FME k optimalizaci fakturačního procesu, automatizaci práce a k zvýšení efektivity Vašeho týmu!