Roste Vaše společnost? To je skvělé! Rostoucí počet zákazníků je bezpochyby obrovský důvod ke spokojenosti, dokazuje vysokou kvalitu Vašich služeb a produktů. Bohužel je tady také méně zábavná část. Více klientů znamená více rutinního, opakujícího se papírování a více zaměstnanců, kteří jsou zapojeni do celého systému zákaznických služeb. Především to vyžaduje hodně času a úsilí pro obchodní a účetní oddělení. Pro tyto týmy je fakturace na konci měsíce často jedním z nejobávanějších a nejrušnějších období. Existuje způsob, jak jim to usnadnit?
Náš tým zkušených IT analytiků vytvořil nové řešení založené na platformě pro migraci dat – FME. Jedná se o populární nástroj, který umožňuje kombinovat a zpracovávat data z mnoha různých zdrojů. Jak to přesně funguje?
Abychom otestovali možnosti FME v automatizaci přípravy opakujících se dat, zapojili jsme jeden z našich týmů. V současné době obsluhuje přes 120 klientů s průměrným nárůstem 5-7 nových každý měsíc. Většina klientů je fakturována měsíčně a s fakturou dostává i report o podrobném využití služeb. Každá faktura může obsahovat různé administrativní poplatky a platební podmínky. Některé z nich jsou zpracovány v naší centrále ve Varšavě, jiné na pobočkách v Česku a v Rumunsku.
S využitím výpočetní síly FME Serveru jsme změnili přístup k fakturaci našich klientů. Od této chvíle je proces z 80 % automatizovaný, zatímco předtím vyžadoval zapojení a spolupráci obchodního a účetního oddělení.
Jak vypadala fakturace v našem oddělení dříve?
5-6 pracovních dní
Následující kroky byly založeny na základě souhrnného reportu o využívání služeb všemi zákazníky:
- Report o využití služeb připojený k faktuře musel být převeden do formátu Excel
- Reporty byly poté generovány pro každého klienta zvlášť
- Fakturace byly dokončeny v Excelu (s nezbytným převodem)
- Faktura a přílohy byly předány účetnímu oddělení přes platformu Microsoft Sharepoint
- Na závěr byly faktury na základě připravené dokumentace v odděleném Excelu nahrány účetním oddělením do portálu SAP
Co se změnilo se zapojením FME?
Redukce času do 2 pracovních dní
- Souhrnný report o celkovém využití služeb se nyní nahraje přímo na FME Server
- Po přípravě reportu obdržíme připravený soubor, který lze načíst do SAP
- Současně obchodní oddělení obdrží individuální reporty pro každého zákazníka a SAP kontribuci pro vystavení faktury
Co dalšího se zlepšilo?
- Obchodní oddělení se může více soustředit na neustálý zákaznický servis a zvyšovat hodnotu prodeje
- Riziko chyb je minimalizováno na 80 %
- Nový členové obchodního týmu se díky menšímu počtu kroků v celém procesu rychleji zaučí
- Automatizace procesů nevyžaduje znalosti programování
Chcete podobné řešení implementovat ve Vašem podniku? Kontaktujte nás, rádi Vám poradíme jak využít FME k optimalizaci fakturačního procesu, automatizaci práce a k zvýšení efektivity Vašeho týmu!
