Klíčem k úspěchu je efektivní plánování a řízení času. To platí jak při plánování pracovních rozvrhů pro jednoho zaměstnance, tak pro celý tým: řidiče dodávek nebo techniky pro práci v terénu.
V každém případě vám promyšlené plánování umožní splnit více úkolů v kratším čase a s menším pracovním zatížením. Při tvorbě rozvrhů je třeba vzít v úvahu několik základních faktorů: počet úkolů, termíny, čas potřebný k dokončení úkolů a potřebné zdroje (např. dovednosti, vybavení, nástroje).
Plánování práce pro jednoho člověka může být poměrně snadné, ale komplikuje se, když musíte řídit desítky nebo dokonce stovky zaměstnanců. Obzvlášť těžké je to v případě, že se jedná o techniky pro práci v terénu, takže jde o známou výzvu pro firmy najímající řidiče a technické posádky. Jak tedy efektivně plánovat práci v terénu?
Co se z tohoto článku dozvíte?
- Jak můžete plánovat práci v terénu?
- Co je třeba mít na paměti při plánování práce v terénu?
- Jaké jsou dostupné nástroje pro plánování?
- Proč se vyplatí uvažovat o automatizovaném plánování?
- Kdy a proč byste měli zvážit řešení FSM?
Plánování práce krok za krokem
O čem je plánování práce?
Plánování jakékoliv práce je výzvou spojenou s uspořádáním určitého počtu úkolů podle konkrétních kritérií. Při tvorbě harmonogramu je třeba vzít v úvahu 3 základní faktory, které ovlivňují pořadí plnění úkolů:
Lhůta pro splnění každého úkolu, např. lhůta pro odstranění výpadku stanovená ve smlouvě se zákazníkem. Často je v něm uvedeno datum, ale také rozmezí hodin pro splnění úkolu, např. čas stanovený pro dodání výrobků do prodejny.
Čas potřebný k dokončení úkolů. V závislosti na typu úkolu a jeho obtížnosti může trvat kratší nebo delší dobu, proto je dobré provést odhad.
Zdroje potřebné k dokončení úkolů. Některé úkoly vyžadují zvláštní dovednosti nebo speciální vybavení, které mohou mít pouze někteří zaměstnanci, např. povolení nebo nástroje pro odběr vzorků půdy.
Čtvrtým faktorem, na který nesmíte zapomenout, je priorita jednotlivých úkolů. V závislosti na typu úkolu může priorita souviset s termínem – čím blíže je termín, tím vyšší je priorita úkolu. Tak je tomu například u kurýrních společností, které nabízejí doručení do druhého dne.
Pokud není termín nejdůležitějším kritériem, je třeba stanovit prioritu dodatečně. Obvykle mají přednost úkoly, které stojí v cestě dokončení jiných úkolů. Například oprava výpadku, který narušuje provoz sítě. Další pořadí úkolů je třeba nastavit podle vlastních kritérií.
Denní, týdenní a dlouhodobé plány. Cíle a priority
Plánovat můžete krátkodobě (na jeden den), ale i na několik dní, týdnů a měsíců dopředu. V případě krátkodobého i dlouhodobého plánování je nejdůležitější jasně definovat cíle a priority.
Cíle jsou definovány tak, abyste měli přesnou představu o tom, co je třeba udělat a proč. Cílem může být například rychlé vyřešení problému zákazníka (odstranění výpadku). Na základě hlavního cíle můžete určit, které úkoly vás k jeho dosažení přiblíží, tedy které úkoly mají prioritu.
Umístění úkolů vám také pomůže určit priority práce v terénu. Pokud technik pracuje v blízkosti místa, kde se nachází nějaký méně naléhavý úkol, stojí za zvážení, zda jej dokončit v této oblasti. Můžete se tak vyhnout objíždění a ušetřit čas a benzín.
Plánování neočekávaného a pravidlo 60/40
Při plánování úkolů se musíte připravit na určitou flexibilitu. Ani ten nejlepší plán nebude proveditelný, pokud do něj nezahrnete určitý čas na neočekávané události, např. poruchu zařízení, náhlou nepřítomnost zaměstnance nebo úkol, který trvá déle, než se předpokládalo.
Pokud si naplánujete 100 % pracovní doby, můžete si být jisti, že váš plán nebude realizován. Dobrým postupem je naplánovat si pouze část pracovní doby. Podle pravidla 60/40 byste si měli naplánovat úkoly na 60 % pracovní doby a ponechat si 40 % rezervního času pro řešení neočekávaných událostí a náhlých naléhavých úkolů. Neočekávané události nemůžete naplánovat, ale můžete si být jisti, že k nim čas od času dojde, takže se vyplatí si pro ně v rozvrhu udělat prostor.
Plánovací práce rozptýlené v terénu
Plánování úkolů není snadné. Jak jsme se již zmínili, musíte myslet na mnoho faktorů, jako jsou: typ úkolu, čas potřebný k jeho splnění, dovednosti a vybavení potřebné k jeho splnění, termíny, priority.
Plánujete mnoho různých lidí a úkolů a do toho všeho byste měli zahrnout i časovou rezervu pro případ nepředvídaných událostí.
Plánování práce v terénu je ještě složitější. Práce v terénu vyžaduje několik dalších faktorů.
- Aktuální silniční a dopravní podmínky – změny cestovní doby v různých denních a týdenních dobách. Na cestování mají vliv dopravní špičky a také proměnlivé povětrnostní podmínky.
- Řidičské dovednosti a styl jízdy a také to, jak je řidič obeznámen s trasou. Doba jízdy se u jednotlivých zaměstnanců liší.
Pak také dochází k neočekávaným situacím a narušením harmonogramu. Dopravní nehoda jistě ovlivní čas jízdy a příjezdu.
Chcete-li omezit čas potřebný k dosažení místa a dopad cesty na celý plán, měli byste úkoly seskupit podle jejich umístění. Tímto způsobem může jedna osoba splnit všechny úkoly v rámci jedné určité oblasti. Ušetříte tak čas i benzín a snížíte uhlíkovou stopu.
Plánování tras a úkolů, jejichž dokončení trvá několik dní a etap
Plánování některých prací v terénu vyžaduje rozvržení úkolů na více než jeden pracovní den. Dobrým příkladem je přeprava výrobků na dlouhé vzdálenosti, např. do jiné země. Kromě vzdálenosti, doby jízdy a dopravních podmínek je tedy třeba vzít v úvahu také přestávky řidičů a denní pracovní dobu.
Nástroje pro plánování práce v terénu
Existuje mnoho nástrojů podporujících plánování úloh. Nejprve jsou tu ty nejjednodušší: seznam úkolů napsaný na papíře, lístečky na fyzické nebo digitální nástěnce Kanban. Pak existují pokročilé programy a mobilní aplikace pro správu a plánování úkolů. Sledují průběh plnění úkolů a časy jejich dokončení, zasílají připomenutí o blížících se termínech, umožňují přiřadit k úkolu určité osoby atd.
Velkou výhodou aplikací je, že poskytují možnost rychlého zadávání změn v úkolech. Ty jsou okamžitě aktualizovány pro všechny zaměstnance, kteří se přímo či nepřímo podílejí na plnění úkolů.
Mobilní aplikace pro správu úkolů a pracovníků v terénu mají další výhodu. Umožňují každému zaměstnanci mimo kancelář (např. řidiči, prodejci, technikovi) nahlédnout do nejaktuálnějšího rozvrhu. Pracovníci v terénu s mobilní aplikací se nemusí vracet do kanceláře ani nikoho kontaktovat, aby se dozvěděli, které úkoly čekají na dokončení. To umožňuje optimalizovat pracovní dobu zaměstnanců – jak těch, kteří pracují v terénu, tak i plánovačů, dispečerů a pracovníků call centra.
Automatizace plánování tras a úloh
I když pro plánování úkolů používáte mnoho oblíbených metod a nástrojů, měli byste zvážit dodatečnou automatizaci tohoto procesu. Vše závisí na tom, kolik času proces plánování zabere a jaké jsou jeho dopady.
Pokud plánování zabere minimum času, maximálně několik desítek minut denně, a plány jsou úspěšně realizovány, jsou výše uvedené metody dostačující.
Pro mnoho lidí však plánování úkolů často zabírá většinu pracovního dne. Znáte to, pokud jste osobou, jejíž hlavní náplní práce je tvorba plánů, nebo pokud si někoho najímáte pouze za tímto účelem. V takovém případě byste měli uvažovat o využití automatizace a získání podpory moderních nástrojů pro plánování úkolů.
Systémy pro řízení služeb v terénu (FSM), moderní nástroje pro plánování práce v terénu
Podpora plánování
Aplikace pro plánování tras a práce v terénu jsou systémy pro řízení služeb v terénu (FSM). Zahrnují všechny faktory potřebné pro efektivní plánování:
- vzdálenost,
- umístění,
- dopravní podmínky,
- dostupnost zaměstnanců,
- dostupnost vybavení,
- požadované dovednosti, priority,
- termíny,
- a mnoho dalších, které si můžete definovat sami.
Systémy FSM využívají algoritmy, které dokáží analyzovat a vypočítat data z mnoha různých zdrojů několikanásobně rychleji než člověk. Díky tomu mohou systémy FSM během několika minut vytvořit optimální rozvrhy s ohledem na výše uvedené parametry.
Pomocí automatizovaných nástrojů pro plánování získáte mnohem větší flexibilitu, když dojde k neočekávaným změnám v plánech. Stačí zadat nový parametr a plán se automaticky aktualizuje a optimalizuje podle nových faktorů.
Je to výhodné zejména tehdy, když potřebujete zohlednit neplánovanou událost s vysokou prioritou, například výpadek, nebo v případě náhlé nepřítomnosti zaměstnance.
Algoritmus si poradí i se situací, kdy je úkol dokončen rychleji, než bylo plánováno. Technici nebo kurýři mají přístup k aktuálnímu seznamu úkolů, takže se mohou věnovat jiné práci v dané oblasti. Tím se výrazně zvyšuje efektivita práce v terénu.
Podpora monitorování úloh
Efektivní plánování má zásadní význam pro efektivitu terénní práce, ale abyste se ujistili, že použité metody jsou adekvátní, musíte sledovat postup a ověřovat plnění plánu. Je třeba vědět, kolik plánovaných úkolů bylo skutečně splněno.
V této situaci můžete také použít mnoho různých nástrojů, od základních grafů na papíře nebo v Excelu až po složité aplikace a systémy.
Pokročilé systémy plánování a řízení služeb v terénu vám umožňují sledovat průběh úkolů v reálném čase, a proto tento proces řídit a pohotově reagovat na případné nepředvídané události. Tyto systémy také generují různé druhy reportů, které vám poskytnou přehled o práci v terénu.
Moderní řešení známého problému
Problémy s plánováním nejsou pouze výzvou moderní doby, bylo tomu tak již před staletími. To, co se v dnešní době změnilo, jsou očekávání zákazníků ohledně kvality služeb a doby jejich dokončení. Každý chce udělat co nejvíce v co nejkratším čase při zachování kvality práce a zároveň každý očekává rychlé služby.
Odpovědí na tuto výzvu jsou systémy pro řízení služeb v terénu (FSM). Podporují plánování a řízení práce v terénu. Díky komplexním algoritmům dokáží analyzovat velké množství dat z různých zdrojů a při plánování optimálních plánů zohlednit mnoho měnících se faktorů.
Algoritmy navíc i přes měnící se podmínky analyzují data a určují trasy během několika minut. Žádný člověk by takový proces nedokázal dokončit, zejména v krátkém čase. Algoritmy systému FSM umožňují plánovat a plnit stovky úkolů denně a poskytovat služby, jako je například nepřetržité doručování. Díky systémům FSM lze čas, který byl dříve potřeba na plánování, věnovat plnění úkolů.
