Případová studie Stoen Operator
Úvod
Náš zákazník, společnost Stoen Operator, použil umělou inteligenci (AI) ke čtení dat ze smluv o věcných břemenech a notářských zápisů. Použití umělé inteligence umožnilo společnosti Stoen zkrátit čas potřebný k ruční archivaci těchto dokumentů a zadávání informací do databází o více než 60 %.
Obsah:
Společnost byla založena v roce 2007 a v současné době dodává elektřinu více než milionu odběratelů ve Varšavě a okolí. Síť společnosti Stoen Operator zahrnuje více než 18 tisíc podzemních a nadzemních kabelových vedení s různými úrovněmi napětí a téměř 7 tisíc energetických stanic.
Výzvy
Každý měsíc obdrží společnost Stoen Operator přibližně 150 smluv o závazku a notářských zápisů, které musí být vloženy do databáze právních titulů nemovitostí. Každý dokument obsahuje přibližně 30 částí, které bylo třeba ručně zkopírovat do systému. Skenování a kopírování jednoho dokumentu by trvalo v průměru 20 minut.
Kopírování údajů z dokumentů měl na starosti jeden člověk, což mu zabíralo 1/4 až 1/2 úvazku. Tato práce byla natolik repetitivní a únavná, že lidé na této pozici často dávali výpověď. Pokaždé by nový zaměstnanec musel projít školením a zaučit se. Takto vysoká fluktuace zaměstnanců by zvyšovala výdaje na nábor a snižovala efektivitu procesů. Ruční zadávání dat také způsobovalo vysoké riziko chyb a nestandardizovaných datových formátů.
Společnost Stoen Operator hledala řešení, které by zlepšilo proces archivace smluv týkajících se věcných břemen a práv k pozemkům. Řešení, které měla společnost na mysli, by zjednodušilo a urychlilo zadávání dat z právních dokumentů do interního systému ADX.
Zkrácení času potřebného k zadávání dat by umožnilo zaměstnancům věnovat ušetřenou pracovní dobu užitečnějším úkolům. Omezení času stráveného opakující se, únavnou prací by také snížilo fluktuaci zaměstnanců.
Zadávání smluv do systémů – čísla (před implementací našeho řešení)
150
počet smluv přijatých společností Stoen Operator každý měsíc
30
počet oddílů každé smlouvy, které je třeba zkopírovat
20
tolik minut je potřeba k zadání dat z jednoho dokumentu
Řešení
Navrhli jsme, aby společnost Stoen Operator automatizovala zadávání dat z právních dokumentů do systému ADX pomocí služby iDoc. iDoc je IT platforma typu SaaS (software jako služba). Využívá umělou inteligenci a algoritmy strojového učení k automatickému zpracování různých dokumentů a jejich příloh, jejich kategorizaci, a identifikaci jejich atributů.
Jak iDoc funguje?
Systém iDoc čte a kategorizuje obsah naskenovaných stránek právních dokumentů, např. notářských zápisů a různých druhů smluv o dluhopisech.
Vyškolené modely umělé inteligence kategorizují typy dokumentů a rozpoznávají a interpretují více než 30 druhů různých informací. Po zpracování dokumentů v systému iDoc může uživatel ověřit zpracované hodnoty. Pokud jsou hodnoty správné, uživatel je přijme a odešle data včetně připojeného dokumentu do interní databáze.
Systém iDoc kategorizuje dokumenty s přesností nejméně 96 % a následně zadává data s přesností přibližně 90 %. Přesnost se s časem zvyšuje, protože modely umělé inteligence se neustále učí. Kombinace AI s lidským ověřováním zajišťuje nejvyšší přesnost a efektivitu.
Ve spolupráci se společností Stoen Operator jsme implementovali iDoc pro automatizované zpracování dat a…
- dokončili analýzu požadavků a ověřili obchodní procesy společnosti Stoen Operator a analyzovali proces ručního zadávání dat. Připravili jsme také seznam možných řešení,
- připravili analytické modely a vycvičili je ke správnému čtení dat,
- řešení jsme implementovali jako webovou službu.
Výsledky a přínosy
Implementace iDocu společnosti Stoen Operator umožnila…
V důsledku toho…
čas potřebný k archivaci právních dokumentů byl snížen o 63 %
Stoen Operator eliminoval monotónní manuální lidskou práci spojenou s kopírováním dokumentů do systému, což snížilo fluktuaci zaměstnanců odpovědných za zadávání dat
zaměstnanci mohou ušetřený čas věnovat úkolům souvisejících s regulací nemovitostí
archivace dokumentů týkající se právních titulů k nemovitostem je výrazně rychlejší a některé procesy, například investiční proces, jsou efektivnější
vyšší kvalita dat díky snížení počtu chyb spojených s chybně napsanými slovy
standardizovaný formát dat, který zjednodušuje využití dat jinými systémy. Tím také odpadla nutnost provádět pravidelné kontroly databáze a ručně standardizovat data
přesnější kategorizace dokumentů díky technologiím AI/ML a výrazné zkrácení doby archivace skenů v databázi
výrazné zkrácení doby zaučení nových zaměstnanců – iDoc má intuitivní, uživatelsky přívětivé rozhraní
zaměstnanci rozvíjejí nové dovednosti spojené s AI technologiemi
Systém iDoc umožňuje společnosti Stoen Operator integrovat databázi ADX a systém GIS. Díky této integraci mají zaměstnanci přístup k údajům o nemovitostech na mapě.
Zadávání smluv do systémů – čísla (po implementaci našeho řešení)
63
zkrácení času potřebného pro zadávání dat
6
tolik minut trvá v průměru iDocu zadání jednoho dokumentu (předtím by to zaměstnancům trvalo 20 minut)
Používání iDoc nám umožnilo ušetřit 25 ze 40 pracovních hodin (snížení o 63 %) strávených archivací dokumentů týkajících se věcných břemen a práv k pozemkům. Nyní mohou naši zaměstnanci tento čas věnovat jiným úkolům, např. procesům regulace nemovitostí. Proto je i náš investiční proces rychlejší.
Projekt byl dokončen pečlivě a tým společnosti Globema prokázal své pokročilé schopnosti a důkladnost. Společnost Globema považujeme za spolehlivého a profesionálního dodavatele a zodpovědného obchodního partnera.
Krzysztof Matyjek, Koordinátor strategického týmu pro regulaci nemovitostí, Stoen Operator
Naše spolupráce
Společnost Stoen Operator začala spolupracovat se společností Globema na začátku roku 2000, kdy zaváděla svůj první systém GIS, verzi Smallworld 3.21 . Od té doby jsme se Stoen Operator spolupracovali na mnoha projektech v různých oblastech jeho činnosti. V současné době provozovatel využívá několik námi dodaných řešení, např. systémy pro evidenci sítě:
- V roce 2002 – Smallworld v3
- V letech 2015–17 – Smallworld v4
- V roce 2023 – Smallworld v5
Na vývoji těchto řešení neustále pracujeme. Pro společnost Stoen Operator jsme realizovali i další projekty:
- Integrace se systémy SCADA, ADX, a CBO se systémem pro správu úkolů M.TASK
- Migrace dat ze systému evidence sítě, který Stoen Operator používal v minulosti (cca 6 milionů evidovaných zařízení a objektů)
- Dokončení projektu souvisejícího s interpretací a zadáváním interních schémat stanic do databází GIS
Díky dlouhodobé spolupráci se Globema často podílí na technických a procesních analýzách s cílem zlepšit jejich efektivitu.
Naše spolupráce v oblasti nových technologií
V roce 2020 jsme podepsali dohodu o partnerství v projektu výzkumu a vývoje GlobIQ. Společně se společností Stoen Operator jsme pracovali na zlepšení jejích různých obchodních procesů v odděleních, jako jsou nemovitosti, energetické pohotovostní služby a správa majetku. Procesy se týkaly např. prohlídek objektů, investic, odstávek a zadávání právních titulů nemovitostí do databází (popsáno v této případové studii).
Během tohoto projektu dodala společnost Stoen Operator data a podrobné informace o procesech provozovatele. Zúčastnili jsme se mnoha schůzek se zaměstnanci z různých oddělení a provedli jsme rozhovory Consumer Insight, abychom se dozvěděli o potřebách a očekáváních uživatelů. Na základě dat dodaných společností Stoen Operator jsme také provedli několik analýz. Na základě výsledků analýz jsme upravili nástroje podle potřeb Operátora. Nakonec jsme představili službu, která významně optimalizuje činnost společnosti Stoen Operator.
Jedním z cílů projektu GlobIQ bylo využít umělou inteligenci a strojové učení k automatizaci zadávání dat z různých dokumentů do databází společnosti.
Použití strojového učení omezuje rutinní, manuální práci člověka spojenou se získáváním dat:
- kategorizování dokumentů
- získávání meta-atributů
- získávání informací z různých typů dokumentů
- získávání základních informací o síti provozovatele
Výsledkem naší spolupráce je mimo jiné služba iDoc pro realitní oddělení (iDoc – Right-of-Way).
Plány do budoucna
iDoc je moderní řešení, které lze (po patřičných úpravách) použít v různých procesech. Společnost Stoen Operator plánuje implementovat iDoc ve více odděleních:
iDoc Decisions
podpora rozhodnutí o právu na veřejnou cestu
iDoc Technical documentation
ten vyplní databázi zařízení infrastruktury v systému GIS. V současné době se tato práce provádí převážně ručně.
Chtěli byste dosáhnout podobných výsledků?
Zjistěte, jestli je iDoc správnou volbou pro vaši společnost. Vyplňte formulář a jeden z našich odborníků vás bude kontaktovat, aby s vámi probral vaše potřeby a naplánoval ukázku.
+420 775 770 801
info@globema.cz
Přečtěte si o dalších úspěšných projektech
TAURON Group
Prostorová předpověď výroby energie – efektivnější odhady výroby a spotřeby pro samospotřebitele
Přečtěte si, jak řešení společnosti Globema pomohlo skupině TAURON předpovídat výrobu a spotřebu energie z obnovitelných zdrojů.
Předpovědi výroby energie z OZE | Energetický průmysl
Polenergia
Evidence sítě podporuje růst společnosti Polenergia založený na fúzích a akvizicích
Přečtěte si, jak jsme standardizovali správu sítě u jednoho z největších distributorů energie v Polsku a uspořádali data o 30 oblastech pokrývajících 11 tisíc zákazníků.
EL.GIS / Smallworld | Evidence a správa sítě | Energetický průmysl
